福利厚生の利用率を高める「空間設計＆運用ノウハウ」

せっかく導入した福利厚生が従業員にあまり活用されないといった経営者の悩みや課題は珍しくありません。福利厚生は導入して終わりではなく、むしろ導入後の運用や管理がメリットを最大化していくためのポイントです。

ここでは福利厚生を効果的に運用し、導入メリットを追求するノウハウを紹介します。

せっかく導入した福利厚生が「使われない」3つの原因

オフィスコーヒーなどの新しい福利厚生を導入したのに、想定通りの利用率や導入メリットが実現しないといった場合、主な原因を大きく3つの観点から考えることが可能です。

原因1：空間設計・スペース活用における課題

福利厚生が積極的に活用されない原因の1つとして、そもそも「使いにくい位置にある」ことや「人目に付かない場所に設置されている」といったケースは少なくありません。

例えば新たに最新式のコーヒーマシンなどを導入したとしても、日常の業務に支障を来さないようにと配慮したり、あるいはとにかくオフィス内で目立たせたいと考えたりするあまり、普段から人が通らない場所に機器を設置したり、逆に人が立ち止まると作業の邪魔になりそうな位置に機器を設置したりすれば、利用のハードルは一気に高くなってしまいます。

福利厚生を導入する際は、実際に働く人々の使いやすさや日々の業務の流れなどを意識しながら、設置場所を決めたり、空間設計を考えたりすることが肝要です。

原因2：社内の情報共有・認知度における課題

いきなり新たな福利厚生を導入しても、従業員にその存在や利用法などが伝わっていなければ利用率は上がりません。そのため、福利厚生を導入する際は、事前にしっかりと社内で情報共有を行い、従業員に安心して利用してもらえるように周知徹底しておくことが大切です。

また、新たな福利厚生について社内アナウンスをする際には、導入後に気兼ねなく利用してもらえるよう利用方法や設置場所などを伝えると共に、日々の業務へ悪影響を及ぼさないようルール作りもしっかりと行っておくことがポイントです。

原因3：心理的ハードル・メンタル面に関する課題

いざオフィスコーヒーや無人販売ボックス、社内カフェといった福利厚生を導入しても、それらを従業員が安心して利用できる環境がなければ利用率は上がりません。

特に、それまで福利厚生の導入をあまり積極的に行ってこなかった企業ほど、いきなり新しい福利厚生を導入しても、従業員に敬遠されたり、リラックス効果を得られなかったりすることが考えられます。

福利厚生を利用することで「サボり」と思われるのではないかと従業員が不安を抱いたり、上司の目を気にして従業員がリラックスできなかったりといった状況を生まないよう、福利厚生が社内へ浸透して各従業員が慣れるまでは、上司や管理者が積極的に周囲へ利用を促して心理的ハードルを下げていく取り組みが不可欠です。

なお、一部の人だけが独占状態になって他の人が使いにくいといったケースについても、管理者がさりげなくフォローして全員が使いやすいよう環境を整えていきましょう。

福利厚生の価値を最大化する「空間設計＆運用」の具体策

自然な雑談を生み出す「マグネットスペース」の設計

マグネットスペースとは、オフィス内などで、人が磁石で引き寄せられるように自然と集まっていく場所を意味しており、例えば休憩室や談話室、喫煙スペースなど複数のマグネットスペースが考えられます。

会議室などのようにあらかじめ会議時間などを設定して人を集めるのではなく、あくまでも自然と人が集まるマグネットスペースは、偶発的な従業員同士の出会いや対話を促し、社内コミュニケーションの改善や活性化につながる「ウォータークーラー効果」の実現にも有効です。

例えばすでに社内でマグネットスペースがある場合、福利厚生の導入先として有用な候補になるでしょう。また現時点でマグネットスペースがない場合でも、例えばオフィスの一角に立ち話のできるハイテーブルを設置したり、給湯室に休憩用のイスを設置したりと、ちょっとしたレイアウトの工夫で空間設計をデザインすることは可能です。

部署の垣根を越えるハブにする「社内イベントとの連動」

福利厚生の導入やマグネットスペースのウォータークーラー効果に加えて、社内全体のイベントや企画を活用することで、同一部署内のコミュニケーションだけでなく、他部署の従業員とのコミュニケーション活性や部署間の連携強化といったメリットを得ることもできます。

具体例としては、水曜日の午後に従業員が気軽に参加できるフリーコーヒータイムを設けたり、オフィスコーヒーを設置している場所で新商品や新製品のテイスティング会を行ったりと、追加費用をかけずに実施できるライトな企画から始めることがポイントです。

なお、社内企画やイベントを継続することで誰もが参加しやすい恒例行事化につながれば、より一層、福利厚生の利用に対する心理的ハードルを下げることにもなります。

認知と利用を促す「継続的な社内広報」

福利厚生の導入メリットを追求する上で、適切な社内広報や情報共有は必須です。

導入前に福利厚生の内容や使用法を共有するだけでなく、継続的に稼働状況を報告したり、新たなドリンクや商品を追加した際にはそれらの情報をアナウンスしたりするなど、積極的なプロモーションによって従業員と福利厚生の心理的距離を近づけることが大切になります。

なお社内広報の方法としては、ポスターやポップといった物理的な手法だけでなく、チャットツールやオンライン掲示板などを使った宣伝や告知も効果的となります。

また福利厚生に関する情報発信やプロモーションへ取り組むことは、社内において福利厚生の導入効果や稼働率の向上に寄与するだけでなく、社外に対する企業PRやブランディングにもつながるため、長期的かつ継続的なイメージ戦略として考えていくことも重要です。

効果検証と定期的なブラッシュアップの進め方

上述したような設置環境や福利厚生の運用管理のポイントを意識したとしても、やはりそれだけでいきなり利用率や稼働率が上昇するとは限りません。そのため、福利厚生の導入メリットを最大化しようと目指す場合、適切な運用管理を継続して行いながら、適切な効果検証と分析結果のフィードバックを重ねていくという、サステイナブルなPDCAサイクルの構築が肝要です。

例えば従業員の反応や満足度を知るために社内アンケートを定期的に実施して、従業員の声から改善点や改良効果をチェックすると共に、商品やサービスごとの消費量・使用量の差を数値的に比較検証し、メニューの見直しをすることも一案です。

なお、持続可能な運用管理を続けていくには、福利厚生を含めた空間設計の適正化や、従業員に対するプロモーションの充実だけでなく、そもそも管理者の業務負担の軽減やランニングコストの削減といったポイントについても意識しなければなりません。

まとめ：仕組みと空間の工夫で、福利厚生を会社の「資産」へ

福利厚生を適切に導入することで、社内コミュニケーションの活性化や従業員のモチベーションの向上、会社に対するエンゲージメントの改善など様々なメリットが期待できます。

ただし、きちんとした空間設計や導入プランのデザイニング、持続可能な運用管理に向けた環境づくりなどが不十分だと、福利厚生のメリットを最大化することはできません。

福利厚生を単なる出費で終わらせるのではなく、企業価値を高める「資産」として安定化できるように、自社の未来へ向けた導入プランを考えていきましょう。